CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LA GESTION DOCUMENTAL- FUNDACION INTEGRAR

GUIA PRÁCTICA PARA EL CONTROL Y SEGUIMIENTO 

El seguimiento y el control son tan útiles como los detalles al afecto, sin ellos los defectos se maximizan y las bondades se desdibujan.

Bienvenidos  a la segunda etapa de la gestión de la información electrónica. Proceso que la fundación asume en su plan de normalización con el que pretende armar el  rompecabezas del conocimiento   institucional desde la construcción individual.

      OBJETIVOS:

·     Mantener la normalización; clasificación; mantenimiento de carpetas; nombramiento de archivos; depuración; respaldo; acceso;  y el tratamiento en general de documentos electrónicos producidos en la Fundación Integrar.

·     Aprovechar métodos y herramientas que tiendan a mejorar la eficacia del equipo de trabajo en términos de gestión de la información y el conocimiento.

·     Compartir la información para apoyar la demanda interna específica y proporcionar valor para la Fundación.

·      Adquirir prácticas de gestión documental para facilitar la preservación del patrimonio histórico e intelectual de la Fundación de acuerdo a los recursos tecnológicos existentes.

                                

 

     REGLAS DE JUEGO:

SEGUIMIENTO A.

A)      Clasificación correcta  de los archivos en la estructura“\\Servidor\fundacion\GESTION DOCUMENTAL”.

B)       Correcto nombramiento de los archivos teniendo en cuenta los parámetros establecidos: abreviatura/tipo de documento/descripción/autor/fecha.

C)       Evitar el guardado de archivos comprimidos, es decir; sólo deben existir archivos cuya apertura no dependa de herramientas externas para su lectura.

D)      Conservación de la identidad corporativa establecida por la Fundación en cada documento producido. Esto es, símbolo del rompecabezas y el logotipo de la fundación. También aplica para archivos de Excel, Power Point y similares.

E)       La inexistencia de archivos copiados o movidos desde la estructura“\\Servidor\fundacion\GESTION DOCUMENTAL-HISTORICO”.

F)        La inexistencia de varios archivos con el mismo nombre, diferentes versiones o fecha.

G)      La inexistencia de fotografías insertadas en archivos de Word, Power Point o similares; a menos que se trate de presentaciones corporativas. 

 

H)      Los documentos descargados desde la Web deben estar convertidos en formato pdf. De igual forma para los documentos que provienen de correos electrónicos.

I)         La inexistencia de archivos ocultos.

 

CONTROL  A:

A)        Al cien por ciento de los archivos producidos.

B)        Revisión en periodos quincenales con fechas aleatorias.

C)       La modificación o creación de nuevas carpetas en la estructura “\\Servidor\fundacion\GESTION DOCUMENTAL”, debe ser aprobada por la Dirección de la fundación.

D)       Informes a los coordinadores de los archivos que presenten inconsistencias a través del correo electrónico.

E)       Una vez realizado el literal anterior, la persona que ha sido informada tendrá un plazo de 48 horas hábiles para realizar las respectivas correcciones.

F)         Eliminación de archivos.

G)       Entrega de informes ejecutivos a la Dirección con el resultado de cada seguimiento.

      METODOLOGIA:

·       A través del proceso de Gestión del conocimiento se canalizarán las inquietudes originadas en los equipos de trabajo de la Fundación.

·        En el Blog de la Fundación podrán ser consultados videos guías para la enseñanza y retroalimentación en el tratamiento correcto de los archivos de acuerdo a las necesidades y dinámica que se vaya presentando.