GESTION DOCUMENTAL

¿QUE ES LA GESTION DOCUMENTAL?

Se entiende por el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

 

El Congreso de Colombia en  la Ley 594 de 2000 la define como:

 "Conjunto de actividades administrativas  y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación".

 

La siguiente información puede ayudarte a comprender el proceso de Gestión Documental que está viviendo nuestra institución:

 

·         Archivar significa guardar de forma organizada (en orden cronológico, numérico o según normatividad) documentos útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de forma ágil.

 

·         Los documentos facilitan el conocimiento de nuestro pasado y en general de todas las épocas de la historia de una organización.

·         Utilizar unidades físicas adecuadas para la conservación y preservación de los documentos, permite que la información allí dispuesta permanezca en condiciones óptimas de seguridad, confidencialidad y reserva.

 

 ·         Disponer de una Biblioteca Digital de Documentos permite desarrollar estrategias para el acceso, la conservación y la integridad física e intelectual de los documentos en el tiempo.

·         Es mejor no conservar copias o duplicados de un mismo documento; si existen varias versiones, se conserva la que contenga mayor información.

 

·         Se debe evitar alterar los documentos: doblar, resaltar o escribir en ellos; puede hacer que pierdan su valor probatorio.

 

·         La Gestión Documental Electrónica permite registrar, digitalizar, almacenar y recuperar documentos de una forma automática y eficiente, que ahorra tiempo y dinero a la empresa.

 

Para finalizar es bueno que sepas que el éxito en los resultados de una gestión documental, sea física o digital, depende del esfuerzo de las personas que intervienen, el buen uso de las herramientas seleccionadas y la competencia del software que se elija.